Официально

Приказ Администрации Алтайского края от 03.05.2011 N 132

"Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реа

Во исполнение постановления Администрации Алтайского края от 09.04.2008 N 142 "Об утверждении Программы проведения административной реформы в Алтайском крае в 2008-2010 годах" приказываю:
1. Утвердить Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (прилагается).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела по делам архивов Антоненко В.В.

Заместитель начальника управления
Е.Е. Безрукова

Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утв. приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 3 мая 2011 г. N 132)

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - "Регламент") разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - "Управление"), а также порядок взаимодействия Управления с краевым государственным учреждением "Государственный архив Алтайского края" (далее - "КГУ ГААК"), муниципальными архивами края, органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - "органы и организации") при предоставлении государственной услуги.
2. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, включает в себя организацию исполнения поступающих в Управление социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и проставление апостиля.
Управление организует исполнение запросов, поступивших по почте, факсимильной связи, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также в ходе личного приема.
3. Получателями государственной услуги (далее - "заявители") являются:
- российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, проживающие за рубежом;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их гражданами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
4. Управление проставляет и заполняет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, оформленных КГУ ГААК, муниципальными архивами, органами и организациями, расположенными на территории Алтайского края (кроме тех, кому право на проставление апостиля предоставлено нормативными правовыми актами), предназначенных для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов (приложение N 1 настоящего Регламента).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

5. Государственная услуга "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

Наименование органа государственной власти, предоставляющего государственную услугу

6. Государственную услугу по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, предоставляет Управление.
Почтовый адрес: 656049, г. Барнаул, пр. Ленина, 41.
График работы: с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, обед с 13.00 до 13.48; пятница с 9.00 до 17.00, обед с 13.00 до 13.48.
Телефон: (3852) 24-89-89, 24-96-96
Тел/факс: (3852) 24-89-43.
Адрес электронной почты: [email protected]
Местонахождение и телефоны структурного подразделения Управления, обеспечивающего предоставление государственной услуги:
отдел по делам архивов - 656049, г. Барнаул, ул. Анатолия, д. 72, (385-2) 63-73-86, 63-79-52, 63-77-52.
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства, осуществляют КГУ ГААК (контактные данные приведены в приложении N 2 настоящего Регламента), муниципальные архивы (контактные данные приведены в приложении N 3 настоящего Регламента), органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
7. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится любым доступным способом:
- по телефону;
- письменным уведомлением;
- по электронной почте;
- через официальный сайт;
- через консультацию при личном обращении в Управление.

Результат предоставления государственной услуги

8. Результатом предоставления государственной услуги является:
- направление (выдача) заявителю:
архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях.
Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Срок предоставления государственной услуги

9. Запросы заявителей в течение 15 дней со дня их регистрации в Управлении направляются по принадлежности в КГУ ГААК, муниципальные архивы, органы и организации для исполнения и ответа заявителю либо в адрес Управления.
10. Запросы заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, в течение 10 дней со дня их регистрации в Управлении направляются заявителю для уточнения и дополнения запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
11. Максимальный срок исполнения запроса заявителя, направленного по принадлежности в КГУ ГААК, муниципальные архивы, органы и организации, составляет 30 дней со дня регистрации в КГУ ГААК, муниципальном архиве, органе, организации. В исключительных случаях с разрешения руководителя, иного уполномоченного должностного лица этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
12. Срок исполнения административных процедур по проставлению апостиля в случае соответствия оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии пункту 41 настоящего Регламента и (или) отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленную на проставление апостиля архивную справку, архивную выписку, архивную копию, и (или) истребования образца оттиска печати органа, организации, не должен превышать 3 рабочих дней со дня их регистрации в Управлении.

Правовые основания для оказания государственной услуги

13. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05 октября 1961 г.; вступила в силу для России 31 мая 1992 г. (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6) (далее - "Конвенция");
Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
Налоговым кодексом Российской Федерации, часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340;
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Федеральным законом от 5 июля 2010 г. N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 28, ст. 3554);
Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., N 12, октябрь 2001 г., N 66, октябрь 2005 г., N 114, апрель 2009 г., N 156, ч. 1, ноябрь 2009 г., N 163, ч. 1);
законом Алтайского края от 29 декабря 2006 г. N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края" (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2006 г. N 128, ч. 2);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20) (далее - "Правила");
приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации от 25 декабря 2008 г. N 311 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2009, N 18);
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 г. N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" ("Российская газета", 26.02.2010, N 40);
Положением об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 24 декабря 2009 г. N 537 "Об утверждении Положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу" (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2009 г., N 164, ч. 3).

Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

14. Для предоставления государственной услуги заявителю необходимо оформить письменный запрос на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии, в том числе в форме электронного документа (приложение N 4 настоящего Регламента), или запрос на проставление апостиля при личном обращении заявителя (приложение N 5 настоящего Регламента).
15. В запросе заявителя на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии указываются фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), имя и отчество (последнее - при его наличии), год и место его рождения, почтовый адрес, по которому должны быть направлены архивные справки, архивные выписки, архивные копии, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
о рождении, браке, расторжения брака, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для архивной справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), номер воинской части, должность, запрашиваемый период стажа работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;
о заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;
о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), должность;
о раскулачивании и выселении семьи - фамилия, имя, отчество главы семьи на момент раскулачивания, выселения, место раскулачивания (село, город, сельсовет, район), состав семьи (фамилии, имена, отчества отца, матери, детей, других членов семьи);
о нахождении в эвакуации, спецучете (факт проживания) - место и время проживания;
о нахождении в лечебных учреждениях - название и адрес лечебного учреждения, даты нахождения;
о несчастном случае - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, дата и место несчастного случая, вид происшествия, дата увольнения;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу заявителем могут быть приложены документы, связанные с темой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
16. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
17. Для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных органами и организациями, действующими на территории Алтайского края (за исключением КГУ ГААК и муниципальных архивов), вместе с архивными справками, архивными выписками, архивными копиями органы и организации представляют в Управление образцы подписей должностных лиц и оттисков печатей с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с прилагаемой формой (приложение N 6 настоящего Регламента).

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

18. Основанием для отказа в приеме документов необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие в запросе фамилии заявителя, адреса, по которому должен быть направлен ответ.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

19. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги, является:
отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы в соответствии с пунктом 15 настоящего Регламента;
отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию, в случае которого заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению;
наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на обращение в органы государственной власти;
несоответствие оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии требованиям, изложенным в пунктах 41-42 настоящего Регламента;
несоответствие подписи должностного лица и (или) оттиска печати органа, организации на архивной справке, архивной выписке, архивной копии имеющимся в Управлении образцам, о чём сообщается заявителю, органу, организации, направившему архивную справку, архивную выписку, архивной копии;
отсутствие у должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию полномочий на её подписание, о чём сообщается заявителю, органу, организации, направившему архивную справку, архивную выписку, архивную копию.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

20. КГУ ГААК, муниципальные архивы, органы и организации исполняют поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, бесплатно.
21. За проставление апостиля при личном обращении заявителя взимается государственная пошлина, размер которой устанавливается в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 главы 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации и составляет 1500 рублей за каждый документ.
22. Государственная пошлина не взимается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации справках, выданных по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

23. При нахождении заявителя в Управлении максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги лично не должен превышать 20 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

24. Запросы заявителей, поступившие по почте (в том числе электронной), регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в Управление в установленном порядке, при личном обращении - в день подачи.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для составления запросов при предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

25. Вход в здание оборудован вывеской с наименованием Управления.
Помещения для приема заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление государственной услуги;
часов приема и времени перерыва на обед.
Места для ожидания оснащены столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможности оформления запроса. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
На информационных стендах размещается следующая информация:
график приема граждан,
тексты административных регламентов государственных услуг, предоставляемых Управлением,
фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги,
фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием и информирование заявителей,
номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заявителей,
номера телефонов, адрес электронной почты Управления,
перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланк запроса.
Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

Показатели доступности и качества государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

26. Показателями качества и доступности государственной услуги являются:

Показатели качества и доступности
Целевое значение показателя в
Целевое значение показателя в последующие годы
2010 г.
2011 г.
1. Своевременность
1.1. % (доля) случаев предоставления услуги в установленные сроки с момента поступления запроса
95%
95%
95%
2. Качество
2.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных качеством предоставленной услуги
95%
95%
95%
3. Доступность
3.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных полнотой и доступностью информации о порядке предоставления услуги
95%
95%
95%
3.2. % (доля) заявителей удовлетворенных организацией процедуры приема и оформления документов, необходимых для предоставления услуги
95%
95%
95%
3.3. % (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью, компетентностью и организованностью должностных лиц
95%
95%
95%
4. Процесс обжалования
4.1. % (доля) обоснованных жалоб заявителей общему количеству заявителей, обратившихся с запросом о предоставлении услуги
0,1 %
0,1 %
0,1 %
4.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных существующим порядком обжалования
95%
95%
95%
4.3. % (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования
95%
95%
95%

Оценка показателей осуществляется Управлением в соответствии с методическими рекомендациями по проведению опросов населения для определения качества и доступности предоставляемых государственных услуг, утвержденными решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 26.06.2009.

Иные требования, характеризующие предоставление государственной услуги

27. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.
28. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается.
29. Не требуется проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры (Конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве (приложение N 7 настоящего Регламента).
Не требуется проставление апостиля на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.
30. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, на которых не требуется проставление апостиля, предназначенные для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве, высылаются КГУ ГААК, муниципальным архивом, органом, организацией по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от заявителя, также направляются в его адрес.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме

31. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запросов;
рассмотрение запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики запросов;
подготовка запросов к направлению по принадлежности в органы и организации для ответа в адрес заявителя;
подготовка и оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов;
направление запросов по принадлежности в органы, организации, письменных уведомлений заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Порядок предоставления Управлением государственной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 10 настоящего Регламента).

Регистрация запросов

32. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги и осуществляется специалистом, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции в Управлении.
Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационно-контрольную форму, простановку и заполнение регистрационного штампа, передачу запроса на рассмотрение заместителю начальника Управления, начальнику отдела по делам архивов.
Срок исполнения данной административной процедуры 3 дня с момента поступления запроса в Управление, при личном обращении - в день подачи.

Рассмотрение запросов и передача их на исполнение

33. Заместитель начальника Управления, начальник отдела по делам архивов при рассмотрении запроса определяет специалиста отдела по делам архивов, ответственного за исполнение запроса (далее - "ответственный исполнитель"). Рассмотренный запрос с резолюцией заместителя начальника Управления, начальника отдела по делам архивов передается непосредственно ответственному исполнителю.
Срок исполнения данной административной процедуры 2 дня с момента регистрации запроса в Управлении.

Анализ тематики запросов

34. Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:
- правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
- адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней с даты, указанной в резолюции заместителя начальника Управления, начальника отдела по делам архивов.

Подготовка запросов к направлению по принадлежности в органы и организации

35. По итогам анализа поступивших запросов заявителей Управление направляет запросы или их копии со своим сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в:
КГУ ГААК;
муниципальные архивы;
органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.
При направлении запросов на исполнение по принадлежности Управление, при необходимости, дает рекомендации по их исполнению, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, по результатам исполнения которых на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях требуется проставление апостиля и представление в Управление образцов подписей должностных лиц и оттисков печатей, с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с установленной формой (приложение N 6 настоящего Регламента).
Копия сопроводительного письма направляется заявителю в качестве письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию.
36. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Управление направляет им копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес Управления.
Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

Подготовка и оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов

37. По запросам заявителей, которые по итогам анализа тематики запросов не могут быть направлены на исполнение по принадлежности в органы, организации, ответственный исполнитель оформляет письменные уведомления о результатах их рассмотрения. В письменном уведомлении о результатах рассмотрения запроса Управление:
- дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
- запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах;
- информирует заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений в КГУ ГААК и муниципальных архивах края и при возможности дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- информирует заявителя о месте(ах) хранения интересующих документов;
- информирует заявителя о невозможности прочтения запроса, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.
Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

Направление запросов по принадлежности в органы, организации, письменных у