Официально

Постановление Правительства Республики Бурятия от 18.11.2011 N 495

Об утверждении Административного регламента Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 29.07.2011 N 318 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", постановляю:
1. Утвердить Административный регламент Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам" согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Настоящее постановление вступает в силу с момента опубликования.

Мэр г. Улан-Удэ
Г.А. Айдаев

Приложение
к постановлению
Администрации г. Улан-Удэ
от 18 ноября 2011 г. N 495

Административный регламент Управления по кадровой политике Администрации города Улан-Удэ по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования
1.1.1. Административный регламент Управления по кадровой политике по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам" (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий, осуществляемых архивным отделом Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ (далее архив), порядок взаимодействия между архивом и физическими лицами при предоставлении муниципальной услуги.
1.1.2. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений возникающих при предоставлении муниципальной услуги, и определяет стандарт предоставления муниципальной услуги, срок и последовательность административных действий и административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Лица, имеющие право на получение муниципальной услуги
1.2.1. Заявителями являются физические лица (далее заявитель).
1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги
1.3.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется заявителям:
а) по телефону (3012) 21-03-04, (3012) 45-46-98, (3012) 45-46-77;
б) при личном или письменном обращении по адресу:
670000, Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул. Калинина, 17.
График и часы приема заявителей:
Понедельник 9.00 - 12.00
вторник 9.00 - 12.00
среда - не приемный день.
четверг 9.00 - 12.00
пятница 9.00 - 12.00
суббота , воскресенье - выходные дни.
в) на информационных стендах, размещенных в архиве;
г) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте Администрации г. Улан-Удэ http://ulan-ude-eg.ru//admin-goroda/sostav/apparat/strukt/upr_kadr/
д) специалистами ГУ "Многофункциональный центр Республики Бурятия по предоставлению государственных и муниципальных услуг" (далее - ГУ "МФЦ РБ") по адресу: 670013, г. Улан-Удэ, ул. Ключевская, 76а
Часы приема граждан:
понедельник - пятница 8.45 - 19.00
суббота 8.45 - 18.00
воскресенье выходной
без перерыва на обед
Адрес электронной почты: e-mail: [email protected]
Телефоны: (3012)28-72-87, (3012) 28-72-90 приемная
Контактная информация ГУ "МФЦ РБ" размещается на официальном сайте Правительства Республики Бурятия www.egov-buryatia.ru.
е) с использованием государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Бурятия" http:// pgu.govrb.ru;
1.3.2. Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги;
- время приема и выдачи документов;
- порядок и сроки предоставления муниципальной услуги;
- местонахождение архива;
- порядок обжалования решений или действий (бездействия), принятых или осуществленных в ходе предоставления муниципальной услуги;
1.3.3. Консультации и прием заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются должностными лицами обеспечивающими предоставление муниципальной услуги.
1.3.4. На информационных стендах архива размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных или иных нормативных и правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- текст настоящего Регламента с приложением (Блок-схема) и кратким описанием порядка предоставления муниципальной услуги;
- местонахождение, график работы и номера телефонов архивных учреждений, находящихся на территории города.
1.3.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения, должностные лица архива в вежливой форме информируют заявителя по интересующим его вопросам.
1.3.6. При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок переадресовывается на другое должностное лицо либо обратившемуся заявителю сообщается номер телефона, по которому он может получить необходимую информацию.

2.Стандарт предоставления муниципальной услуги.

2.1. Наименование услуги
Муниципальная услуга, порядок предоставления которой определяется настоящим Административным регламентом, называется "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам"
2.2. Орган, предоставляющий муниципальную услугу
Муниципальную услугу от имени Администрации г. Улан-Удэ предоставляет архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является справка.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги
Максимальный срок предоставления муниципальной услуги при личном, письменном обращении и обращении по электронной почте составляет 30 календарных дней с момента получения и регистрации обращения.
В случае необходимости запроса дополнительной информации срок рассмотрения обращения продлевается, но не более чем на 30 календарных дней, о чем заявитель уведомляется в письменном виде, в том. числе и в форме электронного документа.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с :
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;
- решение Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 08.05.2007г. N 624-63 "О принятии Устава городского округа "город Улан-Удэ;
- решение Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 28.08.2008г. N 894-89 "Об утверждении Положения об Администрации г. Улан-Удэ";
2.6. Документы необходимые для предоставления муниципальной услуги
2.6.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании следующих документов, представленных заявителем:
- заявление на предоставление муниципальной услуги. В заявлении должны быть указаны: полное написание фамилии, имени, отчества (женщины дополнительно указывают фамилию до заключения брака), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса, изложение сущности запроса, личная подпись, дата.
- трудовая книжка (копия);
- при обращении в архив за получением информации, необходимой для начисления пенсии или ее перерасчета заявитель прилагает сопроводительное письмо от специалиста пенсионного управления с подробным указанием уточнений по трудовому стажу и заработной плате за тот или иной период.
2.6.2. Заявление о предоставлении муниципальной услуги и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, представляются заявителем при личном обращении в архив либо направляются им по почте, либо по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, либо при обращении в ГУ "МФЦ РБ".
2.7. Основание для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются вопросы, решение которых не входит в компетенцию архива, а также при установлении факта отсутствия архивных сведений запрашиваемых заявителем, для подтверждения трудового стажа и заработной платы.
Принятое решение об отказе в приеме документов сообщается заявителю в устной форме с изложением мотивированных причин отказа. Заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
2.8. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является обращение заявителя с заявлением, заполненным не полностью (отсутствие данных о фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса по которому должен быть дан ответ, а также ранее данный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
Принятое решение об отказе предоставления муниципальной услуги сообщается заявителю в письменной форме, с изложением мотивированных причин отказа.
2.9. Основание для приостановления предоставления муниципальной услуги
Основанием для приостановления в предоставлении услуги является отсутствие или не полнота сведений, представленных заявителем, выявленных при выполнении административной процедуры "Рассмотрение запроса заявителя". Заявитель уведомляется в устной или письменной форме о необходимости предоставления дополнительных сведений для продолжения предоставления муниципальной услуги.
2.10. Информация о платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги
Взимание платы за предоставление муниципальной услуги нормативными правовыми актами не предусмотрено.
2.11. Требования к местам предоставления муниципальной услуги
2.11.1 Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, размещается на нижнем этаже здания, расположенного с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта.
Центральный вход в помещение архива оборудован информационной вывеской с названием учреждения и табличкой режима работы архива.
Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, включает в себя места для ожидания, места для информирования заявителей, а также места для приема заявителей и заполнения необходимых документов. Места ожидания для заявителей, оборудуются достаточным количеством стульев и столов, для написания заявлений. Кабинет приема заявлений оформлен информационными табличками с указанием фамилии, имени, отчества специалистов архива, ведущих прием.
2.11.2. Максимальный срок ожидания заявителя в очереди при подаче заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 минут (это время включает в себя выяснение сути запроса, оформление заявителем заявления и регистрация запроса заявителя). Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 5 минут.
2.12. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

Наименование показателя
Показатели доступности
Целевое значение показателя
Время, затрачиваемое заявителем на дорогу от ближайшей остановки общественного транспорта
не более 5 минут)
Доля услуг, предоставленных по принципу "одного окна" от общего количества услуг
100%
общее количество специалистов, к которым должен обратиться заявитель в процессе предоставления услуги
не более 2-х специалистов
продолжительность взаимодействий заявителей со специалистами при предоставлении услуги
не более 30 минут;
наличие различных каналов получения информации о предоставления муниципальной услуги (о местонахождении архива, графике работы, порядке предоставления услуги,, порядке досудебного (внесудебного) обжалования:
-на информационных стендах;
- в информационном киоске
-на официальном сайте органа местного самоуправления
100%
наличие мест для сидения в местах ожидания
не менее 3
Показатели качества
 
доля случаев предоставления услуги в установленных срок с момента подачи документов (
не менее 98%)
- доля заявителей, ожидавших получения услуги в очереди более 30 минут
(не более 5%)
доля случаев правильно оформленных документов должностным лицом
не менее 98%)
отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решение и действия (бездействия), принятые и осуществленные должностными лицами при предоставлении муниципальной услуг

-

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе административных процедур в электронном форме.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса заявителя;
- рассмотрение запроса заявителя;
- подготовка итоговых документов.
3.2. Прием и регистрация запроса заявителя
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры "Прием и регистрация запроса заявителя" является обращение заявителя в соответствие с комплектом документов, предусмотренных п.2.6. настоящего регламента.
3.2.2. При личном приеме специалист архива устанавливает суть обращения, проверяет наличие архивных документов.
3.2.3. При отсутствии необходимых архивных документов, специалист архива устно уведомляет заявителя об этом, при этом заявителю разъясняется его право на обращение в другие архивы города, с предоставлением их телефонов и адресов.
3.2.4. Заявитель заполняет заявление.
3.2.5. После проведения этих процедур заявление регистрируется в журнал регистрации и ему присваивается порядковый номер, о чем сообщается заявителю. Вся процедура занимает не более 30 минут.
3.2.6. При письменном обращении специалист архива устанавливает суть запроса, проверяет наличие архивных документов и регистрирует заявление в журнале регистрации с присвоением порядкового номера.
3.2.7. Письменный запрос, содержащий информацию не по профилю деятельности архива, в 7-дневный срок, с момента регистрации, переадресовывается по принадлежности в другие архивы или учреждения.
3.3.Рассмотрение запроса заявителя
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры "Рассмотрение запроса заявителя", является передача сотрудником, осуществляющим прием заявления, запроса заявителя сотрудникам архива;
3.3.2. Сотрудник, получив заявление на исполнение выписывает номера дел, по описи дел фонда, относящиеся к периоду заявления, проводит сверку по описи, выявляет хронологическую полноту документов и видовой состав в соответствии с заявлением, вынимает дела фонда для работы и непосредственно осуществляет поисковую работу, поиск данных происходит при полистном рассмотрении документов и выписывает необходимые данные.
3.4. Подготовка итоговых документов
3.4.1 Основанием для начала административной процедуры "Подготовка итоговых документов" является найденные поисковые данные по запросу заявителя.
3.4.2. Сотрудник, осуществляющий выполнение запроса заявителя, заносит найденные данные на бланк архивной справки, установленного образца (по заработной плате или по трудовому стажу). При отсутствии данных по запросу составляется справка, информирующая заявителя об отсутствии данных.
3.4.3. Готовая справка заверяется подписью начальника архива и штампом архива (по трудовому стажу), подписью руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ, начальника архива и печатью Администрации г. Улан-Удэ (по заработной плате).
3.4.4. Специалист по телефону информирует заявителя о готовности итоговых документов по его обращению.
3.4.5. Рассмотрение запроса заявителя считается оконченным, если по указанному запросу в течение 15 дней, но не более 30, приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.4.6. Готовая архивная справка выдается под роспись в журнале регистрации исполненных запросов, или исполненная справка направляется письмом по указанному адресу. На этом завершается процедура оказания муниципальной услуги.
3.4.7. В случае подтверждения сведений содержащихся в справке или по просьбе заявителя, с архивной справкой выдается архивная копия или архивная выписка.
3.4.8. По итогам анализа тематики запроса, архив в 7-дневный срок с момента регистрации, переадресует запросы заявителей в соответствующие организации, с просьбой о предоставлении ответа заявителям.
3.4.9. В случае, если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, архив в 7-дневный срок направляет в соответствующие организации копии запроса, с предложением о направлении ответа в адрес заявителя.
3.4.10. В случаях переадресации запросов в соответствующие организации архив письменно уведомляет об этом заявителя.
3.4.11. Последовательность действий по предоставлению муниципальной услуги представлена в Блок-Схеме приложения к настоящему Регламенту

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется начальником архива или лицом его замещающим.
4.2.Текущий контроль включает в себя проведение проверок соблюдения и исполнения должностными лицами архива положений настоящего регламента и принятия ими решений.
Периодичность осуществления проверок устанавливается начальником архива.
4.3. Для оценки качества предоставления и доступности муниципальной услуги приказом руководителя структурного подразделения назначается:
- должностное лицо, ответственное за регистрацию и учет поступивших запросов от заявителей по предоставлению муниципальной услуги, результатов предоставления муниципальной услуги, выданных заявителю, поступивших жалоб (претензий), протестов, предписаний на действия (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги - регистратор;
- должностное лицо, ответственное за контроль и подготовку ежеквартального отчета о качестве и доступности муниципальных услуг - контролер.
Контролер обеспечивает:
- проверку фактов предоставления муниципальных услуг с отклонениями от требований, установленных в настоящем регламенте;
- проверку обоснованности отказов в предоставлении муниципальной услуги;
- проверку обоснованности жалоб (претензий), протестов, предписаний на действия (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- оценку выполнения показателей качества и доступности, установленных в настоящем регламенте.
По результатам проверок контролер ежемесячно доводит до сведения руководителя структурного подразделения сводную информацию о фактах предоставления муниципальных услуг с отклонениями от требований, установленных в настоящем регламенте.
Руководитель структурного подразделения в течение 7 дней принимает решение о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц, допустивших при предоставлении муниципальной услуги необоснованные отклонения от требований, установленных в настоящем регламенте.
4.4. Должностные лица архива несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги. В случае выявленных нарушений должностное лицо несет дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действия (бездействия), принятых или осуществленных в ходе предоставления муниципальных услуг.

5.1. Решения или действия (бездействия) должностных лиц архива, принятые или осуществленные в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы в досудебном (внесудебном) порядке путем подачи жалобы.
5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) должностного лица архива, принятое или осуществленное им при предоставлении муниципальной услуги.
5.3. Досудебном (внесудебном) порядке заявителем могут быть обжалованы:
- действия (бездействие) и решения должностных лиц архива- руководителю аппарата Администрации города; начальнику Управления по кадровой политике.
5.4.Жалоба на действие (бездействие) или решение должностного лица архива должна содержать:
а) должность лица, которому адресуется жалоба;
б) фамилию, имя, отчество заявителя , которым подается жалоба, и его место жительства;
в) суть жалобы с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностного лица (при наличии информации), действия (бездействие) которого нарушает права или законные интересы заявителя;
г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения жалобы;
д) подпись и дату подачи жалобы.
5.5. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.6. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление жалобы, направленной по почте (по электронной почте в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью) либо представленной заявителем при личном обращении.
5.7. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения.
5.8. Если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество представителя заявителя, наименование заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, в письменном виде (в электронной форме), если его почтовый адрес (адрес электронной почты) поддается прочтению.
5.10. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, то принимается решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые обращения направлялись в уполномоченный орган одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
5.11. Жалобы, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, могут быть оставлены без ответа по существу поставленных в них вопросов.
5.12. Если в результате рассмотрения жалобы она признана обоснованной, принимаются следующие решения:
а) о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действие (бездействие) или решение, осуществленное или принятое в ходе предоставления муниципальной услуги;
б) о принятии мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя.
5.13. Если в ходе рассмотрения жалоба признана необоснованной, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения жалобы с указанием причины, по которой она признана необоснованной.
5.14. Заявитель, считающий, что решения или действия (бездействие) должностных лиц архива нарушают его права, свободы или законные интересы, имеет право на обжалование таких решений или действий (бездействия) в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение
к Административному регламенту
Управления по кадровой политике
Администрации г. Улан-Удэ по предоставлению
муниципальной услуги "Оформление архивных
справок по трудовому стажу
и заработной плате гражданам"


Блок-схема Последовательности действий Архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ по предоставлению муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам "

                    /------------------------------------------\
                    |Предоставления муниципальной услуги.      |
                    |Прием заявителей специалистами архива     |
                    |(прием заявлений и выяснение сути запроса)|
                    \------------------------------------------/
                                                      
/---------------------------------------\    /-------------------------------\
|В случаях отсутствия необходимых данных|    |Анализ тематики запроса.       |
|в архиве или же, в случаях обращений не|    |Принятие решения о возможности |
|относящихся к деятельности архива,     |--|исполнения запроса.            |
|заявитель направляется в другие архивы |    |                               |
|или действующие организации.           |    | ДА            или         НЕТ |
|Письменный запрос в 7-дневный срок     |    \-------------------------------/
|переадресовываются по принадлежности в |                    |            |
|другие архивы или организации          |                    |            |
\---------------------------------------/                    |            |
                              /-----------------------------/            
/--------------------------------------\    /-------------------------------\
|Регистрация заявлений, присвоение ему  |    |Уведомление об отсутствии      |
|номера и передача специалисту на       |--|запрашиваемых сведений или     |
|исполнение                             |    |предоставление дополнительных  |
\---------------------------------------/    |сведений для исполнения запроса|
                                            \-------------------------------/
Сверка наличия документов архива по
описям фонда и запроса заявителя,
выявление полноты документов по
запрашиваемому периоду в
соответствии с заявлением
                    
Непосредственная работа с документами
по поиску данных и исполнению
архивной справки
                     
Подготовка итогового документа:
оформление справки на бланке,
установленного образца, а также
архивных выписок и архивных копий
                    
Утверждение(заверение) архивной справки
подписью начальника архива и штампом и
подписью руководителя аппарата и
печатью Администрации
                    
Уведомление заявителя по телефону о
готовности архивной справки
                    
/---------------------------------------\   /----------------------------------\
|Выдача готовой справки под роспись в   |   | Предоставление муниципальной     |
|журнале регистрации исполненных        |   |услуги завершено                  |
|запросов. Или направление готовой      |--|                                  |
|архивной справки письмом по            |   |                                  |
|указанному в заявлении адресу          |   \----------------------------------/
\---------------------------------------/                     
                           /---------------------------------/
В отдельных случаях предоставляется
возможность ознакомления с архивными
документами