Официально

Постановление Правительства Иркутской области от 09.08.2011 N 031-06-1516/11

Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям (за

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", руководствуясь ст. 16 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.ст. 37, 38, 42 Устава города Иркутска, постановлением администрации г.Иркутска от 24.11.2010 N 031-06-2856/10 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг", постановлением администрации г.Иркутска от 06.04.2011 N 031-06-642/11 "Об утверждении реестра муниципальных услуг города Иркутска", администрация города Иркутска постановляет:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям (запросам) заявителей" (Приложение N 1).
2. Постановление администрации города Иркутска от 21.07.2009 г. N 031-06-2444/9 "Об утверждении стандарта качества муниципальной услуги, предоставляемой архивным отделом организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска" в редакции постановления администрации г.Иркутска от 29.09.2009 N 031-06-3253/9 отменить.
3. Архивному отделу организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска (Путинцева) внести информационную справку в оригинал постановления администрации г.Иркутска от 21.07.2009 г. N 031-06-2444/9 о дате его отмены настоящим постановлением.
4. Управлению по информационной политике, связям со средствами массовой информации и общественностью администрации г.Иркутска (Мавлюкеева) опубликовать настоящее постановление с приложением в средствах массовой информации и разместить в сети Интернет на Web-портале органов местного самоуправления города Иркутска.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска Войцехович Е.Е.

Приложение N 1
к Постановлению администрации г.Иркутска
от 9 августа 2011 г. N 031-06-1516/11

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям (запросам) заявителей"

I. Общие положения

1. Основные понятия и термины, используемые в тексте административного регламента

Архивная выписка - документ муниципального архива, составленный на бланке муниципального архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
Архивная справка - документ муниципального архива, составленный на бланке муниципального архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
Заявитель - физическое или юридическое лицо, обратившееся в муниципальный архив лично либо в письменной форме с заявлением (запросом) о предоставлении документной информации;
Информационное письмо - письмо, составленное на бланке муниципального архива по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
Муниципальный архив - архивный отдел организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска;
Непрофильный запрос - запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве документов;
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.
Понятия "заявление" и "запрос" в настоящем административном регламенте используются как равнозначные.

2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

2.1. Конституция Российской Федерации.
Официальный текст с внесенными в нее поправками от 30.12.2008 опубликован: "Российская газета" N 7, 21.01.2009; "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст.445; "Парламентская газета", N 4, 23-29.01.2009.
2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Опубликован: "Парламентская газета", N 201, 27.10.2004; "Российская газета", N 237, 27.10.2004; "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст.4169.
2.3. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Опубликован: "Российская газета", N 168, 30.07.2010; "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст.4179.
2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
Опубликован: "Российская газета", N 165, 29.07.2006; "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (ч.1), ст.3448; "Парламентская газета", N 126-127,03.08.2006.
2.5. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Опубликован: "Российская газета", N 95, 05.05.2006; "Собрание законодательства РФ", 08.05.2006, N 19, ст.2060; "Парламентская газета", N 70-71, 11.05.2006.
2.6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19.
Опубликованы: "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007.
2.7. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 N 11.
Опубликован: "Курьер", N 25, 19.08.1997, еженедельник, приложение к газете "Российские вести"; "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 17, 1997.
2.8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)
Опубликован: "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 38, 20.09.2010.
2.9. Закон Иркутской области от 04.04.2008 N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".
Опубликован: "Областная", N 39, 16.04.2008; "Ведомости ЗС Иркутской области", N 41, 09.04.2008.
2.10. Устав города Иркутска, утвержденный решением городской Думы г.Иркутска от 20.05.2004 N 003-20-430537/4
Опубликован: "Ведомости органов городского самоуправления г.Иркутска", 2004, II квартал, с.П; "Иркутск", N 28-29, 25.06.2004 (без приложений N 2, 3, 4 к Уставу).
2.11. Положение об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска, утвержденное распоряжением мэра г.Иркутска от 12.04.2006 N 031-10-455/6.
Документ не был опубликован.
2.12. Положение о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации города Иркутска архивными документами постоянного хранения, утвержденное распоряжением мэра г.Иркутска от 13.09.2007 N 031-10-1046/7.
Документ не был опубликован.
2.13. Иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Иркутской области, муниципальные правовые акты города Иркутска.

3. Категории заявителей

Заявителями являются:
- физические лица;
- юридические лица.

4. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

4.1. Информирование граждан и юридических лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, производится:
- посредством личного обращения в муниципальный архив;
- по письменным обращениям в муниципальный архив;
- по электронной почте;
- по телефону;
- посредством размещения информации на информационном стенде.
4.2. Сведения о местонахождении и графике работы муниципального архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации г.Иркутска www.admirkutsk.ru
4.3. Местонахождение муниципального архива и его почтовый адрес: 664007, г.Иркутск, ул. Поленова, 1.
Электронный адрес: [email protected] Телефоны: (3952) 52-00-08, (3952) 52-00-72 факс
График работы:
понедельник - пятница 9.00 - 18.00
перерыв 13.00-14.00
суббота-воскресенье выходные дни
4.4. Прием заявителей, обратившихся с заявлениями (запросами), проводит руководитель муниципального архива или замещающий его специалист без предварительной записи, в помещении, расположенном по адресу: г.Иркутск, ул. Поленова, д. 1, 1-й этаж, кабинет N 102.
4.5. На информационном стенде у кабинета, где осуществляется прием заявителей, размещается следующая информация:
- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление муниципальной услуги;
- перечень документов, которые могут прилагаться к запросу;
- образец оформления заявления (запроса) для предоставления муниципальной услуги;
- месторасположение, режим работы, номер телефона, адрес официального сайта администрации г.Иркутска и адрес электронной почты муниципального архива;
- сведения о государственных архивах Иркутской области и других архивах, расположенных в г.Иркутске.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

1.1. Наименование муниципальной услуги - "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям (запросам) заявителей".
1.2. Предоставление муниципальной услуги предусматривает предоставление архивных копий, архивных справок, архивных выписок, информационных писем и иной документной информации на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении в муниципальном архиве, за исключением документов, предоставление которых запрещено или ограничено действующим законодательством (далее - документная информация).

2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.1. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является администрация г.Иркутска.
Структурным подразделением администрации г.Иркутска, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является архивный отдел организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - муниципальный архив).
2.2. При предоставлении муниципальной услуги специалисты муниципального архива взаимодействуют со структурными подразделениями администрации г.Иркутска, государственными и муниципальными архивами Иркутской области, другими учреждениями и предприятиями.

3. Результат предоставления муниципальной услуги

3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является направление заявителю в письменной форме:
- архивных копий, архивных справок, архивных выписок, информационных писем и иной документной информации.
- уведомления о переадресации запроса в другие архивы, организации, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения заявления (запроса) (далее - уведомление);
- отказа в предоставлении муниципальной услуги (далее - отказ).

4. Сроки предоставления муниципальной услуги

4.1. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
4.2. Непрофильный запрос в течение 5 дней с момента его регистрации в муниципальном архиве направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.
4.3. При поступлении в муниципальный архив заявлений (запросов) заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, муниципальный архив в 7-дневный срок со дня регистрации заявления (запроса) запрашивает у заявителя эти дополнительные сведения или уточнения.

5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

5.1. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:
- ст.16 Федерального закона от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Постановление администрации г.Иркутска от 06.04.2011 N 031-06-642/11 "Об утверждении Реестра муниципальных услуг города Иркутска".

6. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги

6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное обращение заявителя с заявлением (запросом) или направление письменного заявления (запроса) по почте в адрес муниципального архива (Приложение N 1).
6.2. Заявление (запрос) может быть подано (подан) лично заявителем или его представителем при наличии соответствующей доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке.
6.3. По просьбе заявителя ему оказывается содействие в формировании заявления (запроса).
6.4. В заявлении (запросе) необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- сведения о заявителе, в том числе:
- для физического лица - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, данные паспорта, личная подпись и дата; для юридического лица - его полное наименование, почтовый адрес;
- изложение существа заявления (запроса);
- сведения, необходимые для исполнения заявления (запроса).
6.5. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель вправе приложить к письменному заявлению (запросу) документы и материалы либо их копии (договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности и др).

7. Основания для отказа в приеме заявления (запроса)

7.1. Основаниями для отказа в приеме заявления (запроса) являются:
- отсутствие у представителя заявителя доверенности, оформленной в установленном законом порядке;
- в заявлении не указаны сведения, предусмотренные пунктом 6.4 настоящего административного регламента.
В этом случае заявитель имеет право повторно подать заявление (запрос).

8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги

8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- доступ к запрашиваемой документной информации ограничен в соответствии с федеральным законом;
- текст заявления (запроса) не поддается прочтению.

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

9.1. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 40 минут.

11. Срок регистрации заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги

11.1. Письменные заявления (запросы) заявителей регистрируются руководителем муниципального архива в день их поступления в муниципальный архив.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, залу ожидания, местам для заполнения заявления (запроса), информационным стендам

12.1. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.
12.2. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудованы стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
12.3. Места для заполнения документов оборудуются столами, стульями и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.
12.4. Место информирования, предназначенное для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуется информационным стендом, с образцами заполнения заявления (запроса) и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
12.5. Прием заявителей ведется в порядке живой очереди.
12.6. Лица, являющиеся престарелыми и инвалидами, в случае личной явки на прием для получения муниципальной услуги, принимаются вне очереди.
12.7. Рабочее место специалиста, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, телефоном, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
12.8. Условия размещения муниципального архива:
- наличие свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов;
- специальное техническое оснащение муниципального архива (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.);
- укомплектованность муниципального архива специалистами и их квалификация;
- на территории, прилегающей к месторасположению муниципального архива, должны быть предусмотрены места для парковки автотранспортных средств.
- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления муниципальной услуги.
12.9. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.

13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

13.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- наличие документов, составляющих правовую основу деятельности муниципального архива;
- условия размещения муниципального архива;
- наличие свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов;
- специальное техническое оснащение муниципального архива (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.);
- укомплектованность муниципального архива специалистами и их квалификация;
- наличие информации о муниципальном архиве, порядке предоставления муниципальной услуги;
- наличие системы контроля за качеством предоставления муниципальной услуги.

III. Административные процедуры

1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение N 2):
1) регистрация заявления (запроса);
2) анализ заявления (запроса);
3) оформление и направление или выдача заявителю ответа об отказе в приеме заявления (запроса) (в случае наличия оснований для отказа в приеме заявления (запроса);
4) направление заявления (запроса) в другой архив или другую организацию, и оформление и направление или выдача заявителю уведомления об этом (в случае поступления в муниципальный архив непрофильного запроса);
5) анализ тематики заявления (запроса), поиск документной информации, оформление документной информации либо отказа;
6) направление документной информации либо отказа заявителю.

2. Регистрация заявления (запроса)

2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления (запроса) в муниципальный архив.
2.2. Письменные заявления (запросы) заявителей рассматриваются и регистрируются руководителем муниципального архива в день их поступления в муниципальный архив. Каждому заявлению (запросу) присваивается индивидуальный регистрационный номер.
2.3. Регистрация заявлений (запросов) ведется в специальных журналах:
- журнал регистрации заявлений (запросов) социально-правового характера;
- журнал регистрации тематических заявлений (запросов).
В журналы заносится следующая информация:
- порядковый номер и дата приема;
- фамилия, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица);
- почтовый адрес;
- цель обращения;
- результат рассмотрения заявления (запроса).
2.4. Результатом административной процедуры является регистрация заявления (запроса) в журнале регистрации заявлений (запросов) социально-правового характера или в журнале регистрации тематических заявлений (запросов) и проставление на письменном заявлении (запросе) регистрационного номера и даты регистрации.

3. Анализ заявления (запроса)

3.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления (запроса) в журнале регистрации заявлений (запросов) социально-правового характера или в журнале регистрации тематических заявлений (запросов) и проставление на письменном заявлении (запросе) регистрационного номера и даты регистрации.
3.2. Специалист муниципального архива в течение одного дня с момента регистрации заявления (запроса) проверяет заявление (запрос) на предмет наличия (отсутствия) оснований для отказа в приеме заявления (запроса), предусмотренных пунктом 7.1 раздела II настоящего административного регламента, и на предмет поступления непрофильного запроса.
3.3. Результатом административной процедуры является принятие решения о подготовке ответа об отказе в приеме заявления (запроса) или о направлении заявления (запроса) в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, и подготовке уведомления об этом заявителя или об оформлении запрашиваемой документной информации.

4. Оформление и направление или выдача заявителю ответа об отказе в приеме заявления (запроса) в случае наличия оснований для отказа в приеме заявления (запроса)

4.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о подготовке ответа об отказе в приеме заявления (запроса).
4.2. Специалист муниципального архива в течение трех дней с момента принятия решения о подготовке ответа об отказе в приеме заявления (запроса) подготавливает ответ об отказе в приеме заявления (запроса), обеспечивает его подписание руководителем муниципального архива и направляет данный мотивированный ответ заявителю по почтовому адресу, указанному заявителем в заявлении (запросе), или выдает лично заявителю (представителю заявителя).
4.3. Результатом административной процедуры является направление заявителю по почте или получение заявителем (представителем заявителя) лично ответа об отказе в приеме заявления (запроса).

5. Направление заявления (запроса) в другой архив или другую организацию, и оформление и направление или выдача заявителю уведомления об этом (в случае поступления в муниципальный архив непрофильного запроса)

5.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о направлении заявления (запроса) в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, и подготовке уведомления об этом заявителя.
5.2. Специалист муниципального архива в течение трех дней с момента принятия решения о направлении заявления (запроса) в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, и подготовке уведомления об этом заявителя подготавливает соответствующее письмо в другой архив (организацию) и соответствующее уведомление заявителя, обеспечивает их подписание руководителем муниципального архива и направляет письмо в соответствующий архив (организацию), а уведомление заявителя - по почтовому адресу, указанному заявителем в заявлении (запросе), или выдает лично заявителю (представителю заявителя).
5.3. Результатом административной процедуры является направление соответствующего письма в другой архив (организацию) и направление соответствующего уведомления заявителю по почте или получение соответствующего уведомления заявителем (представителем заявителя) лично.

6. Анализ тематики заявления (запроса), поиск документной информации, оформление документной информации либо отказа

6.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения об оформлении запрашиваемой документной информации.
6.2. Специалист муниципального архива в течение 24 дней с момента регистрации заявления (запроса):
- анализирует тематику заявления (запроса);
- осуществляет поиск документной информации;
- оформляет документную информацию либо отказ.
6.3. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
6.4. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.
Архивные справки должны оформляться на бланке муниципального архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем муниципального архива, заверяется печатью муниципального архива, на ней проставляется номер и дата составления.
6.5. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя муниципального архива и печатью муниципального архива.
6.6. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Архивная копия, объем которой превышает один лист, должна быть прошита. Архивная копия заверяется печатью и подписью руководителя муниципального архива.
6.7. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, уведомление, отказ оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
6.8. Отказ оформляется на бланке муниципального архива и подписывается руководителем муниципального архива.
6.9. Результатом административной процедуры является соответствующим образом оформленные документная информация либо отказ.

7. Направление документной информации либо отказа заявителю

7.1. Основанием для начала административной процедуры является завершение оформления документной информации либо отказа.
7.2. Оформленные документная информация либо отказ, предназначенные для направления заявителю, в течение 4 дней с момента подготовки документной информации либо отказа направляются муниципальным архивом по почтовому адресу, указанному заявителем в заявлении (запросе), или выдаются лично заявителю (представителю заявителя).
7.3. В случае поступления коллективного письменного заявления (запроса) заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в заявлении (запросе) первым, если в заявлении (запросе) не указан иной адресат для ответа.
7.4. Результатом административного действия является направление заявителю по почте документной информации либо отказа или получение заявителем (представителем заявителя) лично документной информации либо отказа.

IV. Формы контроля за исполнением административного Регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением ответственными должностными лицами, муниципальными служащими положений административного регламента, а также принятием решений ответственными лицами

1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим административным регламентом, принятием решений специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется руководителем муниципального архива, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации г.Иркутска.
1.2. Текущий контроль включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов муниципального архива, принятие по ним решений и подготовку на них ответов.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения административного регламента

2.1. Плановые проверки полноты и качества исполнения административного регламента проводятся один раз в год в рамках оценки соответствия доступности и качества фактически предоставляемых муниципальных услуг стандартам предоставления муниципальных услуг в соответствии с Порядком оценки соответствия доступности и качества фактически предоставляемых муниципальных услуг (работ) стандартам предоставления муниципальных услуг (работ), утвержденным постановлением администрации г.Иркутска от 18.08.2009 N 031-06-2770/9.
2.2. Внеплановые проверки полноты и качества исполнения административного регламента проводятся по конкретному обращению заявителя.

3. Ответственность должностных лиц, муниципальных служащих за решения, действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

3.1. Сотрудник, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления муниципальной услуги.
3.2. Персональная ответственность специалистов муниципального архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
3.3. Должностные лица, сотрудники администрации г.Иркутска, по вине которых допущены нарушения положений настоящего административного регламента, привлекаются к ответственности в соответствии с Положением о муниципальной службе в городе Иркутске.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих

1.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществленных) в ходе предоставления муниципальной услуги.

2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

2.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

3. Основания для отказа в рассмотрении жалобы

3.1. В рассмотрении жалобы отказывается в случае:
- если в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в жалобе обжалуется судебное решение (в течение 7 дней со дня регистрации жалоба возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);
- если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом);
- если текст жалобы не поддается прочтению (об этом сообщается гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);
- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение);
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).
3.2. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

4.1. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение заявителя на обжалование решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

5.1. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
5.2. В письменной жалобе заявитель в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

6. Органы местного самоуправления города Иркутска, должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

6.1. Решения, действия (бездействие) должностных лиц могут быть обжалованы:
- руководителю муниципального архива;
- заместителю мэра - руководителю аппарата администрации г.Иркутска;
- мэру города Иркутска.

7. Сроки рассмотрения жалобы

7.1. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен в порядке, установленном Регламентом работы администрации города Иркутска, утвержденным распоряжением мэра г.Иркутска от 08.05.2008 N 031-10-457/8, не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования

8.1. По результатам рассмотрения жалобы принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов, обеспечивается направление ответа на письменное обращение по почтовому адресу, указанному заявителем.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации г.Иркутска
Е.Е.Войцехович

Начальник архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска
О.С.Путинцева

Комментарий ГАРАНТа
См. данную форму в редакторе MS-Word
Приложение N 1
к административному регламенту
предоставления архивным отделом
организационно-контрольного управления
аппарата администрации г.Иркутска
муниципальной услуги "Предоставление
информации, копий архивных
документов, хранящихся в архивном отделе
организационно-контрольного управления
аппарата администрации г.Иркутска,
по заявлениям (запросам) заявителей"
                                         В архивный отдел организационно-
                                         контрольного управления аппарата
                                                 администрации г.Иркутска
                                 Ф.И.О. (полное наименование) ___________
                                 ________________________________________
                                 Почтовый адрес, контактный телефон
                                 ________________________________________
                                 Паспорт ________________________________
                                 ________________________________________
                                   (серия, N паспорта, когда, кем выдан)

                               Заявление (запрос)                        

      Прошу  выдать  архивную  справку,  архивную  копию  (постановление,
распоряжение  главы   администрации  г.Иркутска,    постановление   главы
администрации   района   г.Иркутска,   постановление,   распоряжение мэра
г.Иркутска,  постановление,   распоряжение     администрации    Иркутска,
распоряжение   заместителя   мэра -председателя   комитета  администрации
г.Иркутска,  решение  Регистрационной  Палаты,  др. (нужное подчеркнуть),
архивную выписку, информационное письмо
_________________________________________________________________________
от ____________N _______________(название) ______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Количество экземпляров _________________

Дата __________________
Подпись ___________________

Начальник архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска
О.С.Путинцева

Приложение N 2
к административному регламенту
предоставления архивным отделом
организационно-контрольного управления
аппарата администрации г.Иркутска
муниципальной услуги "Предоставление
информации, копий архивных
документов, хранящихся в архивном отделе
организационно-контрольного управления
аппарата администрации г.Иркутска,
по заявлениям (запросам) заявителей"

Блок-схема предоставления муниципальной услуги



Начальник архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска
О.С.Путинцева